No cabe duda que, desde hace una década hasta nuestros días, en las empresas de la evolución tecnológica y la globalización, el uso de las nuevas herramientas, incluidas las basadas en la red Internet, ha supuesto un avance significativo para su progreso. Sin embargo dudo que vayamos caminando hacia el progreso de la sociedad, impulsado por el motor de dichas empresas, más bien al contrario.
En la mayoría de los casos, las herramientas, que aparentemente deberían servirnos para ayudar a desarrollar eficazmente nuestro trabajo, son simplemente obstáculos insalvables para conseguir un mínimo rendimiento. Mi experiencia durante años como líder e integrante de equipos, manejando herramientas de trabajo en grupo, me lleva a pensar que existen, sobre todo, tres de ellas, que podrían eliminarse perfectamente para conseguir trabajar sin trabas, planificando y desarrollando tareas específicas.
Me refiero a tres elementos que, según constato a diario, impiden el normal desarrollo y consecución de objetivos: el teléfono, las reuniones y el correo electrónico (e-mail). En los debates que suelo plantear, relacionados con esta cuestión, a menudo muchos de mis interlocutores se decantan por la eliminación de las dos últimas, pero del teléfono... ¡como vamos a prescindir de este medio de comunicación tan importante!.
Yo he aumentado mi rendimiento y productividad simplemente no contestando el teléfono, durante la jornada laboral y recomiendo, constantemente, que tampoco lo hagan mis colaboradores. Claro, nosotros no somos un 'call center' y podemos permitírnoslo. Otro artículo aparte merecen las reuniones, la forma más fácil de perder el tiempo.
En la actualidad, cualquier ejecutivo puede dedicar fácilmente, al menos, un cincuenta por ciento de su tiempo a la lectura, organización y contestación de su correo. Sin contar que deba, además, gestionar otras herramientas como notificación y seguimiento de incidencias, asistir a un par de reuniones de interminable duración y atender innumerables llamadas por los teléfonos fijo y móvil, ¿cuánto tiempo útil le queda para trabajar?. Algunos pensarán en la organización como pieza elemental para dar una solución al inconveniente de la comunicación en las empresas. Yo apuesto, sin embargo, sencillamente por su eliminación.
No explicaré aquí cuáles son las soluciones, que las hay, sino que me limitaré a exponer mi visión del uso del correo electrónico. Llevo recopilando durante más de un año correos que recibo y que guardo en un documento denominado 'La antología del disparate'. Son notas cuyos autores son altos ejecutivos y jefes de proyecto, entre otros, que desempeñan importantes funciones dentro de sus departamentos.
En primer lugar, pienso que un problema es la inmediatez, la rapidez con la que el mensaje llega a su destinatario. Al contrario de lo que pueda parecer, la calidad de la información es inversamente proporcional al tiempo que el mensaje tarda en llegar al receptor. No me imagino a todo un Gengis Khan descuidando su redacción o la ortografía en las cartas que llevaban sus veloces 'flechas'. Uno cuida la redacción y la ortografía si sabe que el mensaje no llega inmediatamente a su destinatario.
En segundo lugar, la formalidad es otro parámetro que implica una pérdida considerable de calidad en la información de los mensajes enviados por e-mail. Yo he utilizado el obsoleto sistema de notificaciones en papel, realizadas con ordenador pero transportadas por mensajeros en mano, una vez impresas en papel. Las notificaciones tenían una categoría e importancia infinitamente superior a lo que tienen ahora los e-mail. Recibo, a menudo, e-mails que comienzan con un "Buenas tardes". Las personas ni se presentan, presuponen que las conozco y lo que es más grave... ¡y si leo el correo por la mañana!.
Existen muchos problemas en el uso del correo electrónico. El acceso por ejemplo. Cualquier persona del mundo puede invadir mi cuenta de correo laboral con mensajes. Y no sólo me refiero al spam. Yo borro diariamente un diez por ciento de mensajes que no me incumben. Otro inconveniente es que el e-mail es, simplemente, un medio de comunicación. Sin embargo la mayoría de la gente piensa que es vinculante. Por ejemplo, se utiliza para convocar reuniones, pero muchos olvidan confirmarlas o no piensan que por el hecho de enviar correos yo no tengo el deber de leerlos. A menudo se pone en el destinatario a varias personas, igual que en la copia. En ambos casos, yo nunca contesto.
Existen otras herramientas de trabajo en grupo, pero sólo se da importancia al e-mail. Perdón, les dije que no apuntaría soluciones.
Sólo pretendo abrir el debate. Pero antes de terminar les dejaré con dos 'perlas' de mi colección. Son sólo dos ejemplos reales. Significativos. Piensen en ello.
"De Y a X:
X, me parece bien los pasos que planteas, pide la oferta y plazos, cuando lo tengas nos sentamos y vemos las posibilidades de acometerlo."
(Dado el tiempo que se tarda en obtener ofertas y planificar los correspondientes plazos, generalmente meses, es fácil imaginarse al pobre X cuando finalmente se sentara tras pasarse todo ese tiempo de pie)
"X, no me has dicho nada de lo que ha podido ocurrir anoche"
(Muchas veces los e-mails se convierten en verdaderas novelas eróticas)
Simplemente quiero saber si algún parentezco me une con el Sr. Antonio Cambronero.
Soy estudiante de Filosofía y me alegraría saber si en la familia tenemos un "intelectual".
Vivo en Argentina, en la ciudad de Córdoba.
Estaría muy agradecido de recibir una respuesta, si vuestro tiempo lo permite.
Desde ya, muchísimas gracias.